AAA Strategie Beratung & Interim Management GmbH

AAA Strategie Beratung & Interim Management GmbH  |  in Hamburg & München

Kostentransparenz in der IT

Intransparente Kostenstrukturen
  • IT-Budgets sind undurchsichtig – niemand weiß genau, wofür das Geld ausgegeben wird
  • Kosten werden pauschal verteilt, ohne Bezug zu Leistungen oder Projekten
  • Fachabteilungen haben keine Übersicht über die Kosten ihrer IT-Services
Fehlende Entscheidungsgrundlagen
  • Investitionsentscheidungen basieren auf Bauchgefühl statt Daten
  • ROI und Business Value sind nicht messbar
  • Vergleiche zwischen internen Services und externen Alternativen sind unmöglich
Konfliktpotenzial zwischen IT und Business
  • IT gilt als "schwarzes Loch" für Budgets
  • Fachabteilungen verstehen nicht, warum IT so teuer ist
  • IT kann eigene Leistungen nicht sichtbar machen und wertschätzen lassen
Ineffiziente Ressourcenverteilung
  • Budgets fließen in Projekte ohne klaren Nutzen
  • Legacy-Systeme binden Ressourcen, ohne dass der Wert hinterfragt wird
  • Innovationen werden nicht finanziert, weil Transparenz über Einsparpotenziale fehlt

Unser Vorgehen

Phase 1: Bestandsaufnahme (2-4 Wochen)

Kostenerfassung

  • Vollständige Inventur aller IT-Kosten: Personal, Lizenzen, Hardware, Cloud, Dienstleister
  • Erfassung von versteckten Kosten (z.B. technische Schulden, Schatten-IT)
  • Mapping von Kosten auf Organisationseinheiten

Leistungskatalog erstellen

  • Identifikation aller IT-Services und deren Abnehmer
  • Dokumentation der Leistungsbeziehungen zwischen IT und Business
  • Erfassung der wichtigsten Applikationen und deren Nutzer

Quick Wins identifizieren

  • Offensichtliche Kostentreiber und Ineffizienzen aufdecken
  • Sofort umsetzbare Optimierungen priorisieren
  • Erste ROI-Berechnungen für ausgewählte Services

Phase 2: Transparenz schaffen (4-8 Wochen)

Kostenzuordnung ausarbeiten

  • Entwicklung eines pragmatischen Verrechnungsmodells
  • Zuordnung von Kosten zu Services, Projekten und Fachabteilungen
  • Einführung von Kostenstellen für IT-Services

Business Value definieren

  • Verknüpfung von IT-Services mit Geschäftsprozessen
  • Definition von KPIs für IT-Leistungen
  • ROI-Modelle für strategische Systeme entwickeln

Reporting aufbauen

  • Dashboard für Management: Kosten, Trends, Benchmarks
  • Service-spezifische Reports für Fachabteilungen
  • Projekt-Portfolio mit Kosten-Nutzen-Übersicht

Phase 3: Steuerungsmechanismen implementieren (8-12 Wochen)

IT-Controlling etablieren

  • Regelmäßige Budget-Reviews einführen
  • Demand Management für neue Anforderungen
  • Governance-Prozesse für Investitionsentscheidungen

Verursacherprinzip einführen

  • Fachabteilungen werden zu Budget-Ownern ihrer Services
  • Anreize für kosteneffiziente Lösungen schaffen
  • Transparenz über Total Cost of Ownership (TCO)

Continuous Improvement

  • Quartalsweise Überprüfung des IT-Portfolios
  • Benchmarking mit Branchenstandards
  • Systematische Bewertung von Optimierungspotenzialen

Der Nutzen, Ergebnisse

Für das Management

  • Fundierte Entscheidungsgrundlagen für IT-Investitionen
  • Vergleichbarkeit von Kosten und Nutzen
  • Steuerbare IT-Ausgaben statt unkontrollierbare Kostenblöcke

Für die Fachabteilungen

  • Transparenz über eigene IT-Kosten
  • Möglichkeit zur aktiven Steuerung des IT-Budgets
  • Verständnis für Priorisierungen und Ressourcenkonflikte

Für die IT

  • Sichtbarkeit der eigenen Leistungen
  • Legitimation für notwendige Investitionen, Stabilisierung bei Budgetplanung
  • Datenbasierte Argumentation statt Rechtfertigung

Messbare Effekte

  • Typische Kostensenkungen: 15-30% innerhalb von 12 Monaten bei konstanter Leistungserbringung
  • Reduktion ungenutzter Lizenzen und Services
  • Schnellere Entscheidungen durch klare Datenbasis
  • Höhere Akzeptanz der IT im Unternehmen, Steigerung der Motivation

Unser Ansatz: Pragmatisch statt perfekt

Wir setzen auf iterative Verbesserung statt Big-Bang-Projekte:

  • Start mit 80/20-Lösung: grobe Transparenz in Wochen statt perfekte Kostenrechnung in Monaten
  • Fokus auf entscheidungsrelevante Informationen
  • Schrittweise Verfeinerung basierend auf tatsächlichem Bedarf

Technology Business Management (TBM) nutzen wir als Framework, passen es aber pragmatisch an Ihre Unternehmensgröße und -kultur an – ohne Beratersprech, mit klarem Praxisbezug.

© 2025 AAA Strategie Beratung & Interim Management GmbH. All Rights Reserved.

Impressum | Datenschutzerklärung |  Haftungsausschluss | Kontakt